Chi phí thuê ngoài IT: Cách lập ngân sách và cho biết liệu bạn có phải trả quá nhiều hay không
Như câu ngạn ngữ cũ, bạn sẽ nhận được những gì bạn trả và điều này không thể đúng hơn khi nói đến việc thuê ngoài IT của bạn.
So sánh giá cả là điều đầu tiên trong chương trình làm việc của một doanh nghiệp khi lựa chọn một dịch vụ thuê ngoài. Trái với suy nghĩ của nhiều người, các dịch vụ IT thuê ngoài không phải là hàng hóa và giá của chúng thay đổi theo từng thị trường. Chi phí của một nhà cung cấp dịch vụ IT phụ thuộc vào mức độ và sự đa dạng của các dịch vụ mà nó cung cấp; tuy nhiên, không phải tất cả các nhà cung cấp đều sử dụng cùng một mô hình thanh toán.
Những biến thể này có thể gây khó khăn cho việc so sánh chi phí của các nhà cung cấp dịch vụ mà bạn đang xem xét. Khi so sánh chi phí, nó phụ thuộc vào giá trị mà nhà cung cấp dịch vụ IT mang lại cho tổ chức của bạn và lợi nhuận mà nó có thể giúp bạn tạo ra.
Dưới đây là một số hướng dẫn để giúp bạn hiểu rõ hơn về thị trường gia công phần mềm IT.
Chi phí trung bình của dịch vụ thuê ngoài CNTT
Có nhiều mô hình định giá mà các nhà cung cấp dịch vụ CNTT sử dụng, nhưng phổ biến nhất thường là phương thức thanh toán theo tỷ lệ cố định, bao gồm tất cả. Các công ty CNTT sử dụng hệ thống này thường tính phí từ $ 110 đến $ 165 cho mỗi người dùng, mỗi tháng. Các nhà cung cấp dịch vụ CNTT được quản lý với các ứng dụng ngành kinh doanh được tích hợp nhiều hơn và các ứng dụng hướng tới khách hàng có xu hướng được định giá ở mức cao hơn. Hãy nhớ rằng, bạn sẽ có được những gì bạn phải trả cho; một nhà cung cấp dịch vụ được quản lý với chi phí cao hơn (MSP) có nhiều khả năng cung cấp cho doanh nghiệp của bạn sự hỗ trợ và nguồn lực cần thiết để hoạt động hiệu quả.
Chi phí và giá trị dịch vụ của nhà cung cấp dịch vụ được quản lý (MSP)
Giá của dịch vụ CNTT đồng nghĩa với mức độ hoạt động của nhà cung cấp (OML) . Chi phí của nhà cung cấp dịch vụ CNTT phản ánh mức độ hoạt động của doanh nghiệp và có khả năng một nhà cung cấp quảng cáo mức phí thấp sẽ cung cấp các dịch vụ cấp thấp cho khách hàng của mình. Một nhà cung cấp dịch vụ CNTT thuê ngoài rẻ hơn thường thiếu các quy trình back-end cần thiết để đảm bảo sự ổn định và tuổi thọ của hoạt động. Một cuộc khảo sát do Kaseya công bố cho thấy các nhà cung cấp dịch vụ CNTT được quản lý (MSP) với các dịch vụ đắt tiền hơn thường có tốc độ tăng trưởng cao hơn. Tuy nhiên, giá trị của công ty CNTT không chỉ dựa vào chi phí của nó, mà là sự tin tưởng của nhà cung cấp đối với các dịch vụ mà họ cung cấp.
Dấu hiệu cho thấy bạn đang trả quá nhiều tiền cho các dịch vụ gia công phần mềm CNTT
Nhà cung cấp dịch vụ CNTT thuê ngoài của bạn nên làm việc với doanh nghiệp của bạn để giảm chi phí CNTT không mong muốn và cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khoản phí phát sinh. Nhà cung cấp dịch vụ CNTT của bạn nên cung cấp các dịch vụ tư vấn để lập chiến lược cho các chi phí CNTT trong tương lai của bạn và cung cấp các đánh giá kinh doanh để đánh giá hiệu suất của các dịch vụ của họ và môi trường CNTT của bạn. Nếu nhà cung cấp dịch vụ của bạn không làm một trong hai điều đó, có thể bạn đang phải trả quá nhiều cho dịch vụ quá ít. Ngoài ra, nếu bạn bị tính phí 200 đô la trở lên mỗi tháng, cho mỗi người dùng, thì có thể bạn đang phải trả quá nhiều. Nhà cung cấp dịch vụ CNTT phải duy trì mức phí nhất quán và mang lại kết quả nhất quán đồng thời đáp ứng mức độ dịch vụ đã hứa trong phạm vi công việc và thỏa thuận mức dịch vụ (SLA).
Lập ngân sách cho các dịch vụ CNTT thuê ngoài
Thông thường, các doanh nghiệp cho rằng ngân sách của họ không đủ chỗ để chi trả cho việc thuê ngoài công nghệ thông tin. Tuy nhiên, với chi phí đi kèm với việc sử dụng nhân viên CNTT tại chỗ, toàn thời gian, cũng như chi phí thời gian chết ẩn tích lũy trong suốt cả năm, các công ty thường có thể giảm chi tiêu nội bộ và có khả năng tiết kiệm tiền bằng cách thuê bộ phận CNTT của họ bên ngoài.
Thời gian ngừng hoạt động của doanh nghiệp không bị giới hạn trong khoảng thời gian máy chủ gặp sự cố hoặc trục trặc bộ định tuyến nhưng bao gồm bất kỳ khoảng thời gian nào khi hiệu suất của nhân viên bị ảnh hưởng tiêu cực bởi công nghệ của bạn. Khi nhân viên của bạn bị hạn chế bởi thời gian tải web và ứng dụng, chậm trễ in và tạo lại tài liệu, về cơ bản họ đang bỏ đi thời gian và tiền bạc của công ty có thể được sử dụng để tạo ra sự phát triển và đổi mới kinh doanh.
Nếu nhân viên CNTT nội bộ của bạn đang nghỉ ốm hoặc nghỉ phép và không thể có mặt để giám sát môi trường CNTT của bạn, hoặc thiếu kỹ năng hoặc nguồn lực của một nhà cung cấp dịch vụ CNTT được quản lý, doanh nghiệp của bạn có nguy cơ bị thua lỗ. Những chi phí này có thể tổng cộng hoặc vượt quá số tiền mà tổ chức của bạn sẽ chi cho các dịch vụ CNTT được quản lý và khoản tiết kiệm được chứng minh cho việc đầu tư vào một nhà cung cấp dịch vụ được quản lý (MSP).
Một số nhà cung cấp dịch vụ CNTT nhận hoa hồng từ việc bán công nghệ của nhà cung cấp bên thứ ba và thường tính phí cao hơn giá trị của công nghệ và dịch vụ. Đảm bảo so sánh giá của nhà cung cấp với các nhà cung cấp công nghệ khác để tránh việc doanh nghiệp của bạn bị tính phí quá cao.
Lợi ích của mô hình thanh toán dịch vụ CNTT phí cố định
Một nhà cung cấp dịch vụ có mức độ hoạt động cao hơn ( OML ) sẽ cung cấp một khoản phí cố định cho khách hàng của mình. Mô hình định giá trọn gói, phí cố định cung cấp cho công ty của bạn một ngân sách nhất quán và đặt trách nhiệm giải trình nhiều hơn cho nhà cung cấp dịch vụ CNTT được quản lý để ngăn chặn các sự cố mạng và tham gia vào việc lập kế hoạch chủ động. Nếu nhà cung cấp không giám sát hiệu quả mạng của bạn, nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm sửa chữa bất kỳ lỗi nào xảy ra mà doanh nghiệp của bạn không phải trả thêm phí.
Nếu công ty của bạn có 30 người dùng và nhà cung cấp dịch vụ được quản lý (MSP) tính phí 4.500 đô la một tháng, nhưng một nhà cung cấp khác cung cấp dịch vụ của họ với phí chặn trả trước 20 giờ, họ có thể đưa ra mức phí thấp hơn. Tuy nhiên, khoản phí này có thể thay đổi và không phải là chi phí thực tế. Nó có thể không bao gồm chi phí cho các dịch vụ chủ động và tư vấn cần thiết để điều chỉnh công nghệ của bạn với mục tiêu kinh doanh của bạn.
Một số nhà cung cấp dịch vụ CNTT được quản lý tiếp thị những gì được ngụy trang dưới dạng phí cố định, tất cả, nhưng bỏ qua hầu hết các dịch vụ trong giá của chúng. Những nhà cung cấp này không phạm tội quảng cáo sai sự thật, nhưng một người mua không được đào tạo có thể không hiểu những gì các chi phí phải trả, hoặc tần suất họ sẽ cần một số dịch vụ nhất định. Ví dụ: MSP có thể đưa ra mức phí 50 đô la cho mỗi người dùng, mỗi tháng, nhưng tính thêm phí cho hỗ trợ tại chỗ hoặc giao máy tính mới. Về cơ bản, doanh nghiệp của bạn nên cảnh giác với các MSP chi phí thấp, nhưng lưu ý giá trị thực sự của nhà cung cấp dịch vụ CNTT được quản lý bắt nguồn từ chất lượng giám sát được cung cấp và chuyên môn mà nhà cung cấp dịch vụ này có thể cung cấp.